Was ist die elektronische Rechnungsstellung, und warum ist sie wichtig?
Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) umfasst den Austausch von Rechnungsdokumenten zwischen einem Lieferanten und einem Käufer in einem integrierten elektronischen Format. Dieses Verfahren macht Papierrechnungen überflüssig und reduziert Verwaltungskosten und Fehler. Darüber hinaus ermöglicht es schnellere Verarbeitungs- und Zahlungszyklen, was den Cashflow und die betriebliche Effizienz verbessert. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist Teil einer umfassenderen Anstrengung, die Finanzsysteme zu modernisieren und die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern.
E-Invoicing wird in Deutschland zur Pflicht
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen verschiedener Branchen in Deutschland zur Pflicht. Diese wichtige Änderung zielt darauf ab, Finanztransaktionen zu rationalisieren, die Transparenz zu erhöhen und Betrug zu reduzieren. Je näher der Stichtag rückt, desto mehr müssen Unternehmen die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkungen verstehen.
Die Bedeutung der richtigen Software
Die Einführung der richtigen E-Invoicing-Tools ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften und die betriebliche Effizienz. Diese Tools sollten sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren lassen, den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und robuste Sicherheitsfunktionen zum Schutz sensibler Finanzdaten bieten.
ZUGFeRD ist ein wichtiger Schritt zur Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland und bietet ein benutzerfreundliches und rechtskonformes Format.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Germany
sysHUB ist die erste Wahl
Leicht zu integrieren
uniFLOW sysHUB fungiert als standardisierte zentrale Drehscheibe für alle am E-Invoicing-Prozess beteiligten Anwendungen. Bestehende Kundenanwendungen können über eine REST-API oder ein beliebiges von der Kundenanwendung verwendetes Protokoll einfach in sysHUB integriert werden.
Individuelle Workflow-Konfiguration
Dank seiner konfigurierbaren Workflows ermöglicht sysHUB Unternehmen, ihre E-Invoicing-Workflows nach ihren spezifischen Bedürfnissen zu gestalten, anzupassen und zu verwalten.
Durch die Automatisierung der einzelnen Schritte im Rechnungsstellungs-Workflow kann der Prozess der Erstellung und Validierung elektronischer Rechnungen in Echtzeit verfolgt werden. Mithilfe der Job-Perspektive von sysHUB können die Mitarbeiter jeden einzelnen Prozessschritt verfolgen und bei Bedarf eingreifen. Durch die Interaktion mit diesen Workflows haben Unternehmen einen vollständigen Überblick und Kontrolle über den gesamten Rechnungsstellungsprozess.
Elektronische Rechnungsstellung mit sysHUB
uniFLOW sysHUB bietet eine vollautomatische E-Invoicing-Lösung, vom Datenempfang und der Datenvalidierung über die Übermittlung an den Empfänger bis hin zur Aufbereitung und Verarbeitung der Daten. sysHUB stellt sicher, dass die Standards EN16931, XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X eingehalten werden.
Elektronische Rechnungen erstellen
Mühelose Integration:sysHUB empfängt mühelos XML-Rechnungsdaten direkt aus Ihrem ERP-System und gewährleistet einen reibungslosen und automatisierten Rechnungsstellungsprozess. Kein ERP-System? Kein Problem! sysHUB kann auch PDF-Formulare von Drittanbietern empfangen und Ihre Rechnungen einfach grafisch darstellen.
Nahtlose Konvertierung:: Sobald die XML-Daten empfangen wurden, fügt sysHUB sie an eine PDF-Datei an und erstellt eine ZUGFeRD-konforme PDF/A-Datei. Dieses hybride Format kombiniert das Beste aus beiden Welten, indem es ein von Menschen lesbares PDF und maschinenlesbares XML bietet und die Einhaltung der neuesten E-Invoicing-Standards gewährleistet.
Effiziente Verarbeitung: Nachdem die ZUGFeRD-Rechnung erstellt wurde, kann die weitere Verarbeitung mühelos erfolgen. sysHUB rationalisiert Ihren Rechnungsstellungs-Workflow, reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und beschleunigt die Zahlungszyklen.
Validierung elektronischer Rechnungen
Nahtloser Rechnungsempfang: sysHUB empfängt PDF-Rechnungen mit angehängten XML-Daten und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst werden.
Zuverlässiger Validierungsprozess: sysHUB führt einen umfassenden Validierungsprozess durch, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen den gängigen E-Invoicing-Standards entsprechen. Dieser Schritt ist entscheidend für die Einhaltung und Genauigkeit.
Sofortige Rückmeldung: Nach der Validierung sendet sysHUB umgehend eine Nachricht an den Absender und den Empfänger, um sie über die Validierungsergebnisse zu informieren. Diese Transparenz trägt dazu bei, dass alle Parteien informiert und auf dem gleichen Stand sind.
Garantierte Konformität und Effizienz: Die erfolgreiche Validierung stellt sicher, dass ein gültiges PDF/A für die Archivierung zur Verfügung steht und die XML-Daten für die automatisierte Rechnungsverarbeitung verwendet werden können. Dieser doppelte Vorteil rationalisiert Ihre Arbeitsabläufe und verbessert die Datenintegrität.
Fehlerbehandlung: Wird eine Rechnung als ungültig erkannt, lehnt sysHUB die weitere Verarbeitung ab und sendet die Rechnung an den Absender zurück. Dieser proaktive Ansatz verhindert, dass sich Fehler in Ihrem System ausbreiten.
Reibungslose Archivierung und Verarbeitung: Nach der Validierung können die Rechnungen sicher archiviert und weiterverarbeitet werden, um einen reibungslosen und effizienten Rechnungsstellungszyklus zu gewährleisten.
Von sysHUB unterstützte E-Invoicing-Standards
EN16931: Diese europäische Norm gewährleistet die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Ländern innerhalb der EU. Sie definiert die Kernelemente einer elektronischen Rechnung, erleichtert grenzüberschreitende Transaktionen und sorgt für einheitliche Rechnungsstellungspraktiken.
XRechnung: XRechnung wurde speziell für die Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt und entspricht der Norm EN16931. Sie legt die Standards für elektronische Rechnungen fest, die bei Transaktionen mit deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden verwendet werden. Unternehmen, die mit dem öffentlichen Sektor zu tun haben, müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme diese Anforderungen erfüllen.
ZUGFeRD: Dieses deutsche E-Invoicing-Format kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, wodurch es benutzerfreundlich und mit verschiedenen Buchhaltungssystemen kompatibel ist. ZUGFeRD unterstützt sowohl kleine Unternehmen als auch Großunternehmen und gewährleistet, dass sie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen können, ohne auf Benutzerfreundlichkeit verzichten zu müssen.
Factur-X: Hierbei handelt es sich um ein in Frankreich verwendetes hybrides elektronisches Rechnungsformat, das eine visuelle PDF-Darstellung mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Es gewährleistet die Einhaltung von sowohl menschenlesbaren als auch maschinenlesbaren Formaten und erleichtert die Verarbeitung und Archivierung.